Die WVW St. Wendel sorgt tagtäglich für die zuverlässige Trinkwasserversorgung unserer Region. Gestützt wird das Unternehmen von der Service Abteilung, die unter der Leitung von Beatrice Hoffmann die Bereiche Finanzbuchhaltung, Controlling, Abrechnung, Kundenservice, Materialwirtschaft, EDV sowie Personalwesen umfasst. Heute gewähren uns die jeweiligen Teamleiter Einblicke in ihre täglichen Aufgaben, die Herausforderungen, die sie bewältigen müssen, und die Ziele, mit denen sie ihre Bereiche effizient und zukunftsorientiert gestalten.
Finanzbuchhaltung und Controlling: Eine Frage der Präzision
Beatrice Hoffmann, Abteilungsleiterin der Service-Abteilung, schildert ihren Arbeitsalltag mit großer Leidenschaft: „Die Zahlen immer im Blick zu behalten, die Einhaltung der sich stetig ändernden, gesetzlichen Vorschriften und Termine ist eine große Herausforderung. Wesentliche Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die jährliche Aufstellung des prüffertigen Jahresabschlusses und die Erstellung des Wirtschaftsplans in enger Zusammenarbeit mit allen Führungskräften der WVW. Das Team der Finanzbuchhaltung erfasst, verbucht und bezahlt jährlich rund 3.500 Eingangsrechnungen mit einer Gesamtsumme von etwa 14 Millionen Euro und verwaltet über 19.000 Anlagegüter, wobei jährlich etwa 700 neue hinzukommen.
Zur ständigen Verbesserung der Prozesse werden im Rahmen der Digitalisierung zusätzlich zum Tagesgeschäft bestehende Programme optimiert bzw. neue Softwaretools implementiert. Im Jahr 2021 haben wir daher begonnen eine neue Software in der Finanzbuchhaltung und im Kundenservice im laufenden Geschäftsbetrieb einzuführen. Weitere EDV-Projekte im Bereich der Materialwirtschaft und des Projektmanagements stehen in diesem Jahr auf der Agenda. Dies ist eine spannende und zeitintensive Aufgabe, fügt Frau Hoffmann hinzu.
Das vierköpfige Team der Finanzbuchhaltung kümmert sich zudem um kaufmännische Geschäftsbesorgung von 5 weiteren Mandanten. Die Budget- und Finanzplanung beinhaltet die Bereitstellung und Verwaltung der finanziellen Mittel für die geplanten Ausgaben und Einnahmen. Hierbei sind nicht selten unvorhergesehene Herausforderungen zu bewältigen, die sich durch gestiegene Kosten oder die Verzögerung von Baumaßnahmen ergeben, so Frau Hoffmann. Im Controlling werden daher regelmäßig Budgets überprüft und periodische Berichte erstellt. „Abweichungen werden genau analysiert, da sich alles auf den Wasserpreis auswirken kann. Unser angestrebtes Ziel ist es, diesen für unsere Kunden so niedrig wie möglich zu halten.“
Der Kundenservice
Der Kundenservice agiert nach dem Leitspruch der WVW: „wir sorgen für Sie“. Das 5-köpfige Team um Teamleiter Uwe Ludwig ist Ansprechpartner für die Kunden der WVW. Die wichtigste Aufgabe liegt in der Erstellung der rund 30.000 Jahresverbrauchsabrechnungen. Zusätzlich bearbeiten die Mitarbeiter/innen jährlich ca. 900 neue Versorgungsverträge von Neuanschlüssen, Eigentumswechseln bis hin zu Standrohrausleihungen. Das Team betreut daneben die Debitorenbuchhaltung der Verbrauchsabrechnung und sorgt für die termingerechten Bankeinzüge der Abschläge und die Überwachung der Kundenzahlungen.
Alle Hauswasserzähler müssen nach Ablauf der Eichfrist gewechselt werden. Das sind jährlich zwischen 3.500 – 4.500 Zähler. Die Organisation dieses Zählerwechsels ist ebenfalls eine wichtige und zeitintensive Aufgabe des Kundenservices. Die digitalen Funkzähler bieten viele Vorteile, so verschaffen sie uns eine erhebliche Zeitersparnis bei der jährlichen Zählerablesung, ermöglichen eine stichtagsgenaue Abrechnung und zeigen Leckagen oder Störungen in der Hausinstallation an. Ziel ist es, bis zum Ende des Jahres 2025 alle Haushalte auf die neue Technologie umzustellen.
In den letzten Jahren und vermehrt durch die Corona-Pandemie hat sich der Kundenkontakt stark verändert. Seither benutzen viele Kunden das Telefon, E-Mail oder unser neues Kundenportal, das seit Anfang 2024 über unsere Website wvw-wnd.de erreichbar ist. Es ermöglicht unseren Kunden beispielsweise die Anpassung von Abschlägen, Mitteilung von Zählerständen und den Abruf der Rechnungen. Die Mitarbeiter im Kundenservice verfügen über ein breites Know-how mit dem sie sowohl technische als auch kaufmännische Fragen professionell beantworten können. Auch in schwierigen Fällen finden sie stets Lösungen für die Anliegen der Kunden.
EDV: Digitaler Backbone der WVW
Stefan Kraus betreut die IT der WVW. „Neben der Betreuung aller Client- und Serversysteme reichen meine Aufgaben von der Weiterentwicklung der IT-Strategie über die Durchführung von IT-Projekten bis hin zur IT-Sicherheit“, erläutert Kraus. Beispielhaft nennt er die Einführung von Phishing-Simulationen, um die Mitarbeitersensibilität für Cyber-Bedrohungen zu erhöhen. In strategischen Entscheidungen arbeitet er eng mit der Geschäftsleitung zusammen. Mit 50 virtuellen Servern und 30 weiteren physischen Systemen, bestehend aus Servern, Telefonanlage, Drucksysteme, Switches, Access-Points, Firewalls und Router sowie mehr als 170 Endgeräten hat Kraus allerhand zu tun, dass die IT stets rund läuft. „Unser zentraler Speicher fasst aktuell 93 Terabyte an Daten. Hier betreue ich die Backups wie auch die Benutzer- und Rechteverwaltung“, ergänzt er. Die Digitalisierung ist eine große Herausforderung, da alle Altersgruppen mitgenommen werden müssen. Seit der Corona-Pandemie hat Home Office an Bedeutung gewonnen und ist mittlerweile durch eine Betriebsvereinbarung zum festen Bestandteil der WVW-Kultur geworden. „Das Home Office funktioniert gut und ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter“, so Kraus. Erstmalig, freut sich Kraus, bilden wir in diesem Jahr Fachinformatiker aus, um der wachsenden Bedeutung der IT auch in Zukunft Rechnung tragen zu können.
Materialwirtschaft: Effizienz in der Lieferkette
Dieter Wolter, Teamleiter im Bereich Einkauf und Lager, bearbeitet mit seinem Team jedes Jahr ca. 1.400 Bedarfsanforderungen aus allen Abteilungen der WVW. Die Beschaffung erfolgt nach einem strikten digitalen Genehmigungsprozess. Bei der Lieferantenauswahl haben Qualität und Kosten der Produkte den höchsten Stellenwert. Auch die Bonität und Zertifikationen der Lieferanten spielen bei der Auftragsvergabe eine entscheidende Rolle. Das Lager umfasst rund 2.000 Artikel mit einem Warenwert von etwa 600.000 Euro. Durch Pandemie und Ukraine-Krieg wurden die Lagervorräte vorsorglich erhöht, da sich Lieferzeiten verändert haben.
Personalverwaltung: Der Mensch im Mittelpunkt
Frank Holzer, Teamleiter der Personalabteilung, betont die Bedeutung der harmonischen Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft. „Wir betreuen alle Prozesse von der Einstellung bis zum Ausscheiden der Mitarbeiter, einschließlich der Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und der Koordination von Arbeitsschutz und Datenschutz“, erklärt Holzer. Ein großes Thema ist der Fachkräftemangel. „Die Zeiten, in denen sich Bewerbungen stapelten, sind vorbei. Wir nutzen nun verstärkt Social Media und Jobportale, um Fachkräfte zu erreichen“, berichtet Holzer. Die WVW legt großen Wert darauf attraktive Arbeitsbedingungen anzubieten. Um dies zu erreichen, setzt sie auf Tarifverträge, betriebliche Altersvorsorge, Sozialleistungen und flexible Arbeitszeitmodelle, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. „Wir bieten vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, darunter Meisterausbildungen und duale Studiengänge“, fügt Holzer hinzu.
Die Personalabteilung ist auch für spezielle Projekte wie das Qualitätsmanagement und die Kommunikation mit dem Betriebsrat zuständig. Holzer lobt die harmonische Zusammenarbeit im Team und hebt die Kultur der offenen Tür hervor. „Die Mitarbeiterzufriedenheit ist hoch, was sich auch in After-Work-Events und einem flexiblen Zeitmanagement widerspiegeln“, berichtet er stolz. Die Zukunft sieht er im Nachwuchs: „Durch den demografischen Wandel müssen wir verstärkt junge Talente für die WVW begeistern, dabei aber gleichzeitig das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter bewahren.“
Die Service-Abteilung der WVW St. Wendel vereint präzises Finanzmanagement, effiziente Materialwirtschaft, fortschrittliche IT-Lösungen, engagierte Personalbetreuung und Kundenservice ganz nah an den Bürger/innen im Landkreis St. Wendel. Diese vielfältigen Aufgaben und die Menschen dahinter sorgen dafür, dass die Versorgung der Region mit Trinkwasser reibungslos und zuverlässig funktioniert – eine Leistung, die von unschätzbarem Wert ist.
