Der Mensch lebt heutzutage im Durchschnitt etwa 29.000 Tage. Umgerechnet sind das 696.000 Stunden, 41.760.000 Minuten und 2.505.600.000 Sekunden. Die durchschnittliche Lebenserwartung steigt in den nächsten Jahren aller Voraussicht weiter an. Demgegenüber sinkt das Gefühl, für all die wichtigen Dinge im Leben ausreichend Zeit zu haben: Beruflich sind es Fluten an E-Mails, Meetings oder Aufgaben, die Zeitkontingente in Anspruch nehmen. Stetige Unterbrechungen und Zeitfresser lassen die Stunden des Tages in Windeseile verfliegen. Die Aufgaben der ToDo-Liste liegen weiterhin unbearbeitet an Ort und Stelle. Familie und Freunde warten darauf, um mit ihnen ausreichend Zeit
zu verbringen. Der Haushalt und die Finanzen sind zu organisieren. Die letzte Sporteinheit ist Wochen her. Die Zusammenführung dieser vielen verschiedenen Dimensionen zeigt: Ein gutes Händchen im Umgang mit Zeit ist Gold wert.
Ein kluges Zeitmanagement kann hier Abhilfe leisten. Dieses kann verstanden werden als zielgerichteter Einsatz von Methoden zur optimalen Nutzung von Zeit. Es geht also darum, die Erledigungen des Tages, der Woche, des Monats oder auch des Jahres auf die einem zur Verfügung stehenden Stunden aufzuschlüsseln. Hierfür gibt es viele verschiedene Wege: „Eat the frog“ ist eine Methode, bei der man jeden Tag mit der schwierigsten Aufgabe beginnt und diese zunächst erledigt.
Mit Hilfe der „Eisenhower-Matrix“ werden Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Dringliche und wichtige Aufgaben werden sofort selbst erledigt, unwichtige und nicht dringliche Aufgaben – im besten Fall und soweit möglich – nicht bearbeitet. Beim „Timeboxing“ werden Aufgaben in Zeitblöcke eingeteilt, innerhalb derer die Aufgaben erfüllt werden sollen. Künstlich gesetzte Deadline erhöhen die Produktivität getreu Cyril Northcores Parkinson’schen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Eine dem Timeboxing ähnliche Methode ist die Pomodoro-Technik, bei der Arbeiten in kleinere Zeitfenster aufgeteilt und Kurzpausen eingebaut werden. Bei der „Getting Things Done“-Methode werden Aufgaben entlang der fünf Schritte Sammeln, Bearbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen erfüllt. Bei einer anderen Methode werden sämtliche Aufgaben, die nicht länger als 3 Minuten dauern, sofort erledigt.
Die Liste der Zeitmanagement-Methoden ist lang und hält große Vorteile bereit: höhere Konzentration, höhere Produktivität, weniger Stress oder bessere Work-Life-Balance. Zeitmanagement sollte allerdings nicht überstrapaziert werden: Je mehr Zeit gewonnen wird, umso mehr lässt sich auch wieder verplanen. Es besteht die Gefahr, sich ein zu viel aufzubürden und schlussendlich wieder ganz am Anfang zu stehen. Außerdem ist Zeitmanagement individuell. Für jeden gibt es eine andere Methode, die am besten passt. Manchmal ist es auch die Kombination mehrerer Zeitmanagement-Werkzeug. Das Ausprobieren einzelner Methoden lohnt sich allemal, insbesondere für einen bewussteren und besseren Umgang mit unseren wichtigsten Gut: der Zeit.
