Welche Mitarbeiter brauche ich und wenn ja, wie viele?
In Zeiten des Fachkräftemangels und des „War for Talents“ ist eine professionelle Personalplanung ein wesentlicher Baustein der gesamtheitlichen Unternehmensplanung.
Und das nicht ohne Grund:
Gäbe es die vielen engagierten Menschen in den Unternehmen nicht, wären schon einige Ideen und Innovationen im Sande verlaufen, die heute unseren Alltag bereichern. Engagierte, motivierte und herzliche Mitarbeitende erhöhen Umsatz- und Gewinnzahlen, Kundenzufriedenheitswerte und verringern Krankenstände sowie Fluktuationsraten. Sie sorgen für ein gutes Betriebsklima, entwerfen neue Produkte bzw. Dienstleistungen und entwickeln damit das Unternehmen stetig weiter.
Die Oxford-Studie „Does Employee Happiness have an Impact on Productivity?“ hat festgestellt, dass glückliche Mitarbeitende produktivere Ergebnisse erzielen. Dies verdeutlicht die Studie unter anderem anhand eines konkreten Beispiels: Die Arbeitnehmer eines untersuchten Telekommunikationskonzerns konnten in Wochen, in denen sie sich glücklicher fühlten, um bis zu 13 Prozent höhere Ergebnisse erzielen. Es ist daher umso wichtiger, Personalressourcen aus qualitativer und quantitativer Sicht professionell zu planen.
Vielleicht sind Sie jetzt beim Wort Ressource kurz zusammengezuckt, was auf den ersten Blick sicherlich nachvollziehbar erscheint. Denn falls Sie kein BWL-Crack sind, ist Ihnen das Wortpaar „Personal“ und „Ressource“ womöglich ein Dorn im Auge.
Wichtig ist bei diesem Verständnis, Menschen nicht gleichzusetzen mit anderen Ressourcen des Unternehmens. Versorgungsanlagen, Maschinen oder Schrauben haben keine Emotionen, Menschen (zumindest die meisten) hingegen schon.
Doch gehen wir zurück zum Begriff Ressource, dessen Richtigkeit anhand der Herkunft deutlich wird: Das Wort Ressource stammt aus dem Französischen und bedeutet ins Deutsche übersetzt „Mittel“ bzw. „Quelle“. Unternehmensverantwortliche müssen sich eben en Detail mit einer zielgerichteten Planung des eigenen Personals beschäftigen, damit sie aus dieser „Quelle“ heraus ihre Unternehmensziele erreichen können. Dabei ist es egal, ob es sich bei dem Unternehmen um einen Wagniskapitalgeber an der Wallstreet handelt oder um eine mittelständige Schreinerei im ländlichen Raum.
Die sogenannte Personalbedarfsplanung repräsentiert an dieser Stelle ein strukturiertes Element, mithilfe dessen die Qualität und Quantität der benötigten Mitarbeiterschaft bestimmt werden kann. Hier ergibt sich also einerseits die qualitative Personalbedarfsplanung, bei der sich aus dem Marktgeschehen heraus neue Anforderungen, Kompetenzen und Qualifikationen für Mitarbeitende ergeben.
Die quantitative Personalbedarfsplanung, auf der anderen Seite, ist dabei für Unternehmen häufig ein Stück weit schwieriger zu gestalten. Hier wird nämlich versucht, den konkreten Personalbedarf in eine messbare Zahl zu überführen. Angenommen eine Physiotherapie verfügt aktuell über einen Ergo- und zwei Physiotherapeuten, von denen einer im nächsten Jahr in den wohlverdienten Ruhestand geht. Damit liegt der aktuelle Personalbestand bei zwei Vollzeitäquivalenten. Ein Vollzeitäquivalent stellt eine vollzeitbeschäftigte Person dar. Auf den ersten Blick würde also nur eine weitere Personalressource benötigt werden. Normalerweise könnte man annehmen, dass wenn ein Mitarbeiter in Rente geht, man diese Stelle einfach durch eine neue Person besetzt.
Doch was ist, wenn sich die marktbezogenen Rahmenbedingungen verändern? Was ist, wenn beispielsweise in demselben Dorf die andere Physiotherapie schließt? Dann könnte die Erhöhung des Personals durch ein weiteres Vollzeitäquivalent helfen, um das gesamte Marktpotenzial zu erschließen. Eine professionelle Personalplanung vereint also immer qualitative und quantitative Größen miteinander.
Wie setzt ein Unternehmen nun Schritt für Schritt einen Personalbedarfsplan in die Tat um?
Bevor über die Finanzierung neuer Stellen nachzudenken ist, sollte man sich genaue Gedanken über das bestehende Personal machen. Gibt es vielleicht thematisch neue Schwerpunkte, die wichtiger sind als die bisherigen Tätigkeitsfelder? Kann ich meine Mitarbeitenden für neue Kompetenzen schulen, sodass diese die neuen Aufgaben übernehmen können? Kann ich mein Personal effizienter einsetzen, ohne die Mitarbeitenden dabei zu überlasten?
Besteht hier kein weiteres Potenzial, erfolgt der Übergang zur externen Personalressourcenbeschaffung. Dann ist die Neueinstellung von Personal der nächste Schritt. Es beginnt der klassische Personalbeschaffungsprozess, der von der Suche über die Auswahl bis hin zur Einstellung des benötigten Personals reicht. Geht dem eine strukturierte Personalbedarfsplanung voraus, haben Unternehmen große Vorteile gegenüber dem Wettbewerb und widmen sich dem wichtigsten Schatz ihres Unternehmens: den Mitarbeitenden.
